Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров. Электронный документооборот между организациями Обязательно ли вести в организации электронный документооборот

Но стоит оговориться: в электронном виде документ может быть легитимным, только если в законодательстве не указано обратное, или это не противоречит логике использования документа. К примеру, в НПА прописаны конкретные требования для документов строгой отчетности и их бланков, которые могут быть только в бумажном виде. Не допускается использование ксерокопий бланков документов, в которых в качестве реквизита используется Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003), что фактически запрещает хранить и обмениваться в электронном виде некоторыми свидетельствами, актами гражданского состояния и т.п.

Также существует ряд документов, перевод которых в электронный вид возможен, но пока не практикуется в силу ряда причин. Например, кадровые документы. Во-первых, некоторые такие документы имеют долговременные, а иногда и постоянные сроки хранения, а практика электронных архивов пока слабо регламентирована в законах. Во-вторых, такие документы напрямую связаны с персональными данными, а значит, необходимо обеспечивать их хранение, согласно особым требованиям законодательства.

- Нужно ли мне после перехода на ЭДО распечатывать и хранить документы на бумаге?

На самом деле это противоречит логике электронного документооборота . Если документ СОЗДАН в электронном виде и подписан электронной подписью, то, согласно законодательству, он и является оригиналом. Не надо хранить его бумажную копию.

А если вам необходимо представить документ во внешние контролирующие органы или в суд именно на бумаге (если там нет необходимых технических средств для просмотра электронной подписи), то его достаточно распечатать и заверить печатью организации и «живой» подписью уполномоченного лица.

- Что такое СКЗИ и для чего оно необходимо? Придется ли приобретать какие-то лицензии?

Без средства криптографической защиты информации (СКЗИ) сегодня нельзя осуществлять юридически значимый документооборот . Это специальная программа, которая обеспечивает шифрование данных, она необходима для создания и проверки электронной подписи.

Действительно, перед тем, как приступать к обмену документами в электронном виде, необходимо приобрести лицензию СКЗИ.

- Есть ли возможность купить один сертификат электронной подписи и использовать его на всех?

Мы периодически встречаемся с практикой, когда бухгалтер или секретарь подписывает с помощью электронной подписи документы за директора. Фактически, это нарушает безопасность и целостность электронной подписи – передавать или доверять свой закрытый ключ другому лицу категорически нельзя. Если этот факт будет обнаружен, то Удостоверяющий Центр обязан отозвать сертификат.

Дело в том, что сертификат электронной подписи выдается исключительно на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности. На основании ст. 14 Федерального закона N 63 «Об электронной подписи» подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ. И в данном случае им будет являться владелец сертификата ключа.

Разумеется, есть ситуации, когда вы получаете документ, подписанный не конкретной персоной, а, например, государственным ведомством. Это происходит только в том случае, если подписание происходит автоматически в рамках сложных процессов по обработке обращений граждан. Во всех других ситуациях, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

- Как долго можно хранить подписанные электронные документы? Ведь сертификат ключа электронной подписи имеет ограниченный срок годности.

Это действительно важный вопрос. Мы должны хранить первичные бухгалтерские документы в среднем не менее пяти лет, а сертификат электронной подписи действует всего один год. К концу этого срока, если вдруг произойдет истребование документов, потребуется доказать, что сертификат был действителен в момент подписания. Поэтому операторы электронного документооборота используют специальный формат подписи – усовершенствованную электронную подпись. Она может подтверждать момент создания электронной подписи и действительность сертификата на тот отрезок времени.

Также в момент подписания электронной подписью документа проставляется штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.

Таким образом, используя усовершенствованную электронную подпись, вы можете не волноваться о юридической значимости ваших документов в электронном архиве.

- Почему стоимость отправки формализованного документа выходит дороже неформализованного?

Все дело в том, что процесс обработки формализованного документа (например, счета-фактуры) на порядок сложнее, чем неформализованного. К тому же законодатель выдвигает определенные требования, регламенты работ и утвержденные форматы. Все это повышает расходы ресурсов операторов документооборота, следовательно, повышает и цену.

- Могу ли я использовать электронные документы в качестве доказательств в суде?

Да, конечно. Правда, это пока не является повсеместной практикой. Тем не менее, согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств. Если же суд не имеет возможности использовать в качестве доказательств электронные документы, тогда достаточно будет сделать бумажные копии, заверить их печатью организации и подписью руководителя.

Также на официальном сайте Высшего Арбитражного Суда РФ, предварительно заполнив форму, вы можете отправить документы в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи.

- Правда, что при работе с сервисом обмена, ФНС будет просматривать все наши документы, которыми мы обмениваемся с контрагентами?

Нет, это не так. Операторы электронного документооборота никому не открывают данные обмена и не представляют документы в государственные органы, если нет решения суда или другого постановления (ордера). Единственное, о чем оператор уведомляет ФНС, так это о факте подключения организации к электронному документообороту электронными счетами-фактурами (согласно приказу Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н). Можете быть уверены, что ваши документы будут надежно храниться в центре обработки данных оператора, и доступ к ним будете иметь только вы.

Конечно, это не все вопросы на данный момент, но мы уверены, что со временем таких вопросов станет меньше: практический опыт, конкретные прецеденты создадут больше понимания в этой области. Сложно переходить на что-то новое, когда эта история только-только начинается. А также стоит надеяться, что со временем государство позволит создать максимально комфортные и прозрачные условия не только для участников ЭДО, но и для операторов обмена.

Оригинал статьи на портале Аудит

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

• Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
• Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
• Для работы с данными не нужна специальная программа . Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
• Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

СКБ «Контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

• лицензионное ПО;
• сервер;
• провести обновление оборудования;
• обучить персонал;
• настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО - второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

Понятие «электронный документооборот » уже давно на слуху. Несмотря на то что говорят об организации электронного документооборота много, еще не все понимают суть процессов, происходящих в рамках ЭДО. В этой статье мы попытаемся простым языком донести всю важную информацию об автоматизированном процессе по работе с документами. Что следует сделать для начала обмена? Как построить работу с первичной документацией ? Как сдавать отчетность в электронном виде? Ответы на самые актуальные и интересующие вопросы найдутся в серии наших статей.

Взгляд со стороны: как организовать электронный документооборот

Бухучет неразрывно связан с оформлением множества документов. Несмотря на то что традиции бумажного документооборота насчитывают многие десятки лет, настало время перейти на организацию электронного документооборота.

Давайте посмотрим, как выглядит ситуация со стороны. Во многих организациях внутренние бизнес-процессы уже автоматизированы посредством частичного или полного внедрения информационных систем. Конечно, деятельность предприятия не ограничена одними лишь внутренними процессами . Существует и внешнее взаимодействие – с различными подрядчиками и поставщиками, иначе – контрагентами.

Рассмотрим пример. Когда завершается та или иная хозяйственная операция, бухгалтер приступает к оформлению соответствующих документов. В их числе – акты выполненных работ. Бухгалтер вносит акты в учетную систему предприятия и в распечатанном виде высылает их контрагенту, оплачивая при этом почтовые или курьерские услуги . После того как акт поступает подрядчику, он его сканирует и вносит в систему. Что делает бухгалтер? Вручную проводит бумажный документ и включает его в архив. Удобна ли такая схема?

Ситуация складывается противоречивая. Оптимизируются только внутренние бизнес-процессы, внешние остаются без изменений. Тем временем именно за счет упрощения внешних процессов можно сократить затраты – временные и финансовые. Так, на доставку бумажной документации тратятся дни и даже недели, тогда как передача электронных аналогов выполняется в кратчайшие сроки – всего лишь за несколько минут.

О видах обмена

Допустим, вас привлекает организация электронного документооборота, и вы готовы присоединиться к электронному обмену документами со своим контрагентом. Можно выбрать любой из двух видов обмена.

• Вас интересует прямой обмен?
  В таком случае сначала следует заключить соглашение с оператором и определить порядок выполнения процедуры. Когда обе стороны пользуются усиленной квалифицированной ЭП, соглашение не требуется. В других случаях без него не обойтись. Прямой обмен позволяет свести на нет оплату за передачу документов – их можно переслать бесплатно по e-mail. Но, к сожалению, не всю документацию можно отсылать таким образом.
• Вы хотите отправлять и получать счета-фактуры (СФ) через оператора электронного документооборота (ЭДО СФ)?
  Требуется лишь одноразовое подключение к сети оператора и присоединение к регламенту обмена, после чего вы можете беспрепятственно пользоваться функционалом сервиса. Благодаря широкому кругу своих возможностей – технологических, кадровых и правовых, оператор обеспечивает абсолютно легитимный обмен счетов-фактур и других документов в электронном виде.

Начинаем работать с ЭДО

Рассмотрим более подробно, как осуществляется процедура обмена. Для организации электронного документооборота вам нужно выполнить три простых действия:

• Первым делом вы подключаетесь к своему оператору.
• Покупаете сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты (СКЗИ).
• При помощи оператора вы подключаете к сервису своих контрагентов (если в этом есть необходимость).

Выполнением прочих организационных моментов занимаются операторы ЭДО СФ. Главная задача для них – обеспечить пользователям комфортные условия работы.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

Прим. ред.

Как происходит подключение?

Прежде всего, вам необходимо связаться с оператором и обсудить два момента: сколько будет стоить подключение и в какие сроки оно будет выполнено. Только после этого с оператором подписывается соглашение.

Регламентом называется документ, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.

Получение сертификата ЭП и СКЗИ

Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко подобными центрами являются и операторы ЭДО СФ. Они предоставляют сертификаты через свою партнерскую сеть.

Несколько слов об электронной подписи (ЭП). Она представляет собой набор символов, записанный в определенном порядке . ЭП присоединяется к электронному документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Электронный документооборот между организациями - как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

• Обладать обязательными реквизитами.
• Соответствовать утвержденному формату.
• Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

• Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
• Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
• Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
• Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

• Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
• Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
• Необходимость в последующей распечатке документа.
• Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
• Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

• Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
• Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Подробнее об электронном взаимодействии с ПФР см. в этом материале .

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

• О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
• Его преимуществах.
• Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
• Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Основой бухгалтерского и налогового учета, а следовательно и отчетности, являются первичные документы. Закон "О бухгалтерском учете" предусматривает, что первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Причем последние становятся все более популярны.

Компании активнее оптимизируют бизнес-процессы, внедряя системы электронного документооборота с контрагентами. Это, безусловно, облегчает и формирование отчетности, поскольку документы не надо заносить в учетную программу вручную. Вероятность технических ошибок и недочетов снижается.

Варианты электронного документооборота

Отметим, что соглашение между участниками должно устанавливать случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью (ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). В частности, это правила, по которым определяется лицо, подписывающее электронный документ, по его простой электронной подписи, а также обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Недостаток такой системы в том, что электронными счетами-фактурами можно обмениваться только через операторов ЭДО. Это предусмотрено статьей 169 Налогового кодекса: счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н). При несоблюдении указанных требований к формату или порядку выставления счета-фактуры нужно дублировать на бумаге.

Более того, Минфин России в своих разъяснениях не раз указывал, что документ, подписанный простой или неквалифицированной подписью, не может подтверждать расходы компании (письма Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920, от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18206, от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24). Ведь в Налоговом кодексе не определены случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Таким образом, только документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, может являться документом, подтверждающим расходы. При условии, конечно, что законодательство не устанавливает требование о составлении такого документа на бумаге.

Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора. При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).

В данном случае есть вероятность, что контрагент пользуется услугами другого спецоператора. Тогда можно воспользоваться так называемым техническим роумингом. Правда, пока зачастую компаниям приходится нести определенные финансовые и временные затраты, поскольку реализация роуминга настраивается под клиентов. Тем не менее такая практика уже есть, и организации, которые перевели на ЭДО взаимодействие с одним контрагентом, внедряют такую систему и в отношении остальных.

В рамках ЭДО с контрагентами документы можно подписывать той же электронной подписью, что и отчетность, представляемую в госорганы. Причем одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). Иными словами, при подписании пакета электронных документов каждый из них считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Если бизнес-процессы компании требуют наличия нескольких электронных подписей, то их также можно оформить на ответственных сотрудников.

В то же время еще в 2011 году появилось письмо ФНС России (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@), в котором сказано следующее. Если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если соблюдены критерии статьи 252 Налогового кодекса.

По нашему мнению, все же следует руководствоваться позицией Минфина России и использовать квалифицированную электронную подпись для удостоверения документов, которые подтверждают расходы по налогу на прибыль.

Формат электронных документов

Вся деятельность любой организации осуществляется через обмен документами на бумажном носителе. Расширение информационного общества привели к появлению электронных документов.

Такая форма документов все больше применяется среди управленческого персонала различных организаций и других структур. Большое распространение приобрели , взаимодействие с Пенсионным фондом и налоговой инспекцией.

Также и среди различных организаций стал активно применяться

Электронный обмен бухгалтерскими документами был узаконен несколько лет назад.

С 2002 года Федеральным законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» бумажные и электронные документы были приравнены по своей юридической силе, но в июле 2013 года этот нормативный акт недействителен.

Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлены основные правила взаимодействия организаций с применением электронной подписи. Совместный приказ Министерства финансов и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвердил основные правила предоставления документов в налоговую инспекцию.

Оформление, учет и обмен счетами-фактурами в виде электронного документа между различными организациями происходит с учетом условий Министерства финансов, утвержденных приказом от 25 апреля 2011 г. N 50н.

Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011г. определены правила заполнения и новые формы счета-фактуры, и ряда других учетных документов. Обмен счетами-фактурами в электронной форме по специальной связи производится в определенном формате, который утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.

Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ определил, в каком формате должны быть некоторые бухгалтерские учетные документы для обмена и предоставления в налоговые органы.

Для того чтобы организации совершали обмен учетной документацией ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ в необходимом формате Федеральная налоговая служба издала приказ от 21 марта 2012 № ММВ-7-6/172.

Весь обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью электронного документооборота, которые руководствуются приказом ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@.

Плюсы электронного документооборота

Все вносимые законодательством изменения во взаимодействие между контрагентами, несомненно, имеют ряд преимуществ.

Введение электронного документооборота приводит к сокращению времени для обмена документацией. Это происходит за счет экономии периода на оформление и доставку документов между организациями как с одной, так и с другой стороны.

Экономится время при учете проводимых операций в бухгалтерских регистрах, при контроле ошибок, сокращении этапов обработки документов и формировании отчетности.

Первичные бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и товарная накладная), оформленные на бумаге и подписанные руководителем, с которыми привыкли работать все организации, постепенно переведутся в электронный формат.

Весь документооборот между контрагентами происходит по следующей схеме:

• Организация-продавец создает в своей учетной системе документ. Используя криптографическое программное обеспечение, подписывает документ электронной подписью. Следующим шагом организация загружает оформленный документ в систему оператора и отправляет контрагенту, который принимает его через специальное программное обеспечение.
• Затем покупатель вводит полученный электронный документ в свою учетную программу, проверяет на соответствие сделки, если все оформлено без ошибок, то ставит свою электронную подпись и через оператора отправляет обратно продавцу. Если вовремя проверки обнаружены неточности или ошибки, покупатель отправляет продавцу уведомление об отказе с указанием причин.

Организация-продавец отражает электронный документ в своем бухгалтерском учете, как выставленный после получения подтверждающего сигнала от оператора электронного документооборота о принятии файла и извещения покупателя о том, что документ получен.

Согласно нормативным актам, обмен учетными документами между контрагентами, производится как в бумажной, так и электронной форме.

Документы, оформленные в электронной форме и подписанные электронной подписью, имеют равную правовую силу, как и подписанные руководителем бумажные документы.

Документооборот между организациями производится через оператора, что позволяет сократить время на учет и обработку